โปรโฒชัน

คำถามที่พบบ่อย FAQs

FAQ-ตั้งค่าการใช้งาน E-mail

FAQ-ตั้งค่าการใช้งาน E-mail

Q:
A:

การตั้งค่า E-mail ขององค์กรที่จะใช้ในการส่งอีเมล์ให้กับพนักงานในการขออนุมัติเอกสารต่าง ๆ ภายในระบบ ทั้งผู้ขออนุมัติเอกสาร, ผู้มีสิทธิ์อนุมัติเอกสาร รวมไปถึงผู้ที่เกี่ยวข้องในการขอเอกสารต่าง ๆ  สำหรับการกำหนดการตั้งค่า E-mail จะต้องกำหนดที่ 4 ส่วน คือ

  1. การตั้งค่าที่ Tools
  2. การตั้งค่าที่ Organization
  3. การกำหนด E-mail ให้พนักงาน
  4. การกำหนดการส่ง E-mail กรณีเอกสารมีผู้อนุมัติเป็นลำดับขั้น

 

  1. การตั้งค่าที่ Tools

1.1.     เลือก “Tools” > “Option”

1.2.     เลือก “E-mail Setting”
*** ข้อมูลดังกล่าวเป็นเพียงตัวอย่างในการกำหนดการตั้งค่า E-mail -Setting เท่านั้น 

 

Email Account Information

          Display Name  :  ระบุชื่อ Email ที่จะใช้ในการทดสอบการส่งอีเมล์

          Email Address  :  ระบุ Email Address ที่จะใช้ในการทดสอบการส่งอีเมล์

          Reply Address :  ยืนยัน Email Address ที่จะใช้ในการทดสอบการส่งอีเมล์

Mail Server Information

          SMTP Server   :  ระบุ SMTP Server ของอีเมล์แต่ละบริษัท

          Port                        :  ระบุ Port ที่ใช้ในร่วมกับ SMTP

              :  Click  เพื่อใช้ Default Port คือ Port 25

          Encoding        :  เลือก Encoding สำหรับ Email ที่จะใช้ส่งโดยการ Click

          Use Secure Sockets Layer (SSL)        :  เลือก   เพื่อใช้ SSL 

          SMTP Server Require Authentication  : เลือก   เพื่อให้ SMTP Server Require Authentication

                   Username      :  ระบุ Username สำหรับใช้ส่ง Email

                   Password       :  ระบุ Password สำหรับใช้ส่ง Email

Test Email Setting

          Test Account Setting by send email another           :  เลือก  เพื่อใช้อีเมล์อื่นในการทดสอบส่งอีเมล์

          Update Mail Server Information to All User Email Setting     :  เลือก  เพื่อให้ Update Mail Server ทุก User ที่ใช้ Email

                 : Click  เพื่อ Test Email ว่าสามารถส่งผ่านหรือไม่

 

ตัวอย่าง E-mail ที่ได้จากการ Test Account Setting

  1. การตั้งค่าที่ Organization
  2. เลือก “Organization” > “บันทึกข้อกำหนดองค์กร> “กำหนดรูปแบบการตั้งค่า E-mail” > กำหนด E-mail

 User Information

          Your Name     :  ระบุเพื่อใช้ในการกำหนด Subject E-mail ของผู้ส่ง E-mail

          E-Mail Address :  ระบุ E-mail ที่ใช้ในการส่ง E-mail (ระบุ E-mail เดียวกันกับการตั้งค่า Tools หรือไม่ ก็ได้)

 

 กำหนดการส่ง E-mail ยกเลิกเอกสาร

          กรณีกำหนดการส่ง E-mail ยกเลิกเอกสาร หากต้องการให้ระบบส่ง E-mail แจ้งเตือนผู้ขอเอกสาร, ผู้อนุมัติ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง  สามารถกำหนดการส่งได้ดังนี้

 ระบบแจ้งเตือนการส่ง E-mail ยกเลิกเอกสาร

ใช้ระบบ E-mail แจ้งเตือนกรณียกเลิกเอกสาร        :  เลือก   เมื่อต้องการกำหนดให้ส่ง E-mail หากมีการยกเลิกเอกสาร

          แจ้งเตือนผู้ขอเอกสาร                         :  เลือก   เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail แจ้งเตือนผู้ขอเอกสาร

          แจ้งเตือนผู้ขออนุมัติ                          :  เลือก   เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail แจ้งเตือนผู้ขออนุมัติ

                   ผู้อนุมัติทุกลำดับขั้น                           :  เลือก  เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail ให้ผู้อนุมัติทุกลำดับขั้น

                   เฉพาะผู้อนุมัติลำดับขั้นสุดท้าย               :  เลือก  เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail ให้ผู้อนุมัติลำดับขั้นสุดท้าย

                   CC E-mail Address                         :  ระบุ E-mail ของผู้ที่ต้องการให้ส่งสำเนา E-mail

 

 กำหนดการส่ง E-mail ไม่ได้เข้าลำดับขั้นการอนุมัติ

 ระบบแจ้งเตือนการส่ง E-mail กรณีที่ไม่ได้กำหนดลำดับขั้นการอนุมัติ

ใช้ระบบ E-mail แจ้งเตือนกรณีที่ไม่ได้กำหนดลำดับขั้นการอนุมัติ

เลือก  เมื่อต้องการกำหนดให้ส่งอีเมล์แจ้งเตือน

ส่งอีเมล์แจ้งเตือนผู้อนุมัติ

          เลือก   เมื่อต้องการส่งอีเมล์แจ้งเตือนผู้อนุมัติแทน : ส่ง E-mail เอกสารขออนุมัติให้ผู้อนุมัติแทนทราบ

ส่งอีเมล์แจ้งเตือนผลการอนุมัติ

          เลือก   เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail แจ้งเตือนผลการอนุมัติให้ผู้ขอเอกสารและผู้อนุมัติเอกสารทราบ

ส่งอีเมล์แจ้งเตือนผลการไม่อนุมัติ

          เลือก   เมื่อต้องการให้ส่ง E-mail แจ้งเตือนผลการไม่อนุมัติให้ผู้ขอเอกสารและผู้อนุมัติเอกสารทราบ

 

กำหนดการส่ง CC E-mail เอกสาร

 แจ้งเตือนการส่ง CC E-mail กรณีขอเอกสารหรืออนุมัติเอกสาร

          เลือก   ใช้ระบบแจ้งเตือนการส่ง CC E-mail กรณีที่ไม่ได้กำหนดลำดับขั้นอนุมัติ

          เลือก   ใช้ระบบแจ้งเตือนการส่ง CC E-mail กรณีที่กำหนดลำดับขั้นอนุมัติ

CC E-mail Address : ระบุ E-mail ที่ต้องการส่งสำเนา

  

  1. การกำหนด E-mail ให้พนักงาน

เลือก “Personnel” > “บันทึกข้อมูลพนักงาน> เลือกพนักงานที่ต้องการกำหนด E-mail > “ที่อยู่ปัจจุบัน”

Email 1- 3      :  กรณีขอเอกสารต่าง ๆ ในระบบ เช่น ขออนุมัติลา, ขออนุมัติทำงานล่วงเวลา เป็นต้น

E-mail 3         :  กรณีส่ง Username และ Password เข้าระบบ และการส่ง E-Pay Slip

 

  1. การกำหนดการส่ง E-mail กรณีเอกสารมีลำดับขั้นการอนุมัติ

ใช้สำหรับกำหนดสิทธิ์การอนุมัติเอกสารที่ให้มีผู้อนุมัติได้มากกว่า 1 ลำดับขั้น  สามารถกำหนดได้ว่าหน้าจอไหนที่มีการอนุมัติแบบมีลำดับขั้น  และในลำดับขั้นนั้น ๆ มีผู้อนุมัติเป็นใครได้บ้าง  ซึ่งลำดับขั้นการอนุมัติกำหนดได้สูงสุด 5 ลำดับขั้น

 กำหนดการส่งอีเมล์แจ้งเตือน ให้เลือก  ในหัวข้อการส่งอีเมล์ที่ต้องการ โดยหัวข้อมีดังนี้

  • ส่งอีเมล์แจ้งเตือนให้ผู้อนุมัติลำดับขั้นถัดไปทุกครั้งเมื่อมีเอกสารรออนุมัติ
  • กรณีมีผู้อนุมัติแทน ส่งอีเมล์แจ้งผลการอนุมัติให้ผู้อนุมัติทราบ
  • ส่งอีเมล์แจ้งผลการอนุมัติให้ผู้ขออนุมัติทราบ (กรณีผู้ขออนุมัติมีที่อยู่อีเมล์)

ส่งอีเมล์แจ้งผลการไม่อนุมัติ

  • ส่งอีเมล์แจ้งผลการไม่อนุมัติให้ผู้อนุมัติในลำดับขั้นก่อนหน้าทั้งหมดทราบเมื่อมีการไม่อนุมัติในลำดับขั้นสุดท้าย
  • ส่งอีเมล์แจ้งผลการไม่อนุมัติให้ผู้อนุมัติลำดับขั้นสุดท้ายทราบเมื่อมีการไม่อนุมัติในลำดับขั้นสุดท้าย

ส่งอีเมล์แจ้งผลการอนุมัติ

  • ส่งอีเมล์แจ้งผลการอนุมัติให้ผู้อนุมัติในลำดับขั้นก่อนหน้าทั้งหมดทราบเมื่อมีการอนุมัติในลำดับขั้นสุดท้าย
  • ส่งอีเมล์แจ้งผลการอนุมัติให้ผู้อนุมัติลำดับขั้นสุดท้ายทราบเมื่อมีการอนุมัติในลำดับขั้นสุดท้าย


  

 

 

ติดต่อเรา

ต้องการสอบถามเพิ่มเติม
สามารถติดต่อทีมงานสนับสนุนได้ที่
Get started for free today. DEMO FREE 60 DAYS
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์