ไอทีกับการเพิ่มประสิทธิภาพในงานสำนักงาน

      คำว่า ไอที หรือ อินฟอร์เมชั่น เทคโนโลยี (Information Technology; IT) เป็นเรื่องที่เราไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ในปัจจุบัน แต่ไอทีที่ผมจะยกมานำเสนอในบทความชุดนี้ เป็นเรื่องรวมๆ ของไอที ทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ทั้งที่มีอยู่แล้วในองค์กรและที่กำลังจะเข้ามาในองค์กร โดยที่จะให้ความสำคัญอย่างยิ่งคือ การนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร และกระบวนการทำงานของบุคลากรในแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้องค์กรโดยรวมได้รับการพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพ ลดเวลาในการทำงานประจำวัน และมีการใช้งานคุ้มค่ากับที่ลงทุนไป

มาสะสมของฟรีกันดีกว่า
      มีเพื่อนผมคนหนึ่งเคยแนะนำผมกับลูกค้าว่า ผมเป็นคนชอบของฟรี เรื่องการหาของฟรีมาใช้เนี่ย  ผมถนัดนัก อืมม  ไม่รู้ว่าเป็นคำชมรึเปล่านะ แต่ความจริงก็คือ ผมชอบที่จะพยายามใช้ทรัพยากรที่เรามีอยู่แล้ว (ไม่ว่าจะได้มาฟรีหรือเสียเงินซื้อมาก็แล้วแต่) ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เท่าที่สติปัญญาของผมจะคิดหาวิธีใช้งานมันได้ (เพราะบางครั้งก็ไม่รู้วิธีที่จะใช้เหมือนกัน) หรือถ้าจำเป็นจะต้องหาซื้อมาเพิ่มเติม ผมก็จะมุ่งไปยังร้านขายของเก่าหรือของมือสองก่อน เพื่อหาของที่เราต้องการในราคาที่พอคุยกันได้ เรื่องของซอฟต์แวร์ก็เหมือนกัน ถึงแม้ว่าผมจะไม่ใช่คนที่มักจะไปเดินหาซอฟต์แวร์เวอร์ชั่นพันธุ์ทิพย์ก็ตาม แต่ผมก็แสวงหาฟรีแวร์หรือแชร์แวร์ดีๆ มาเก็บไว้หลายตัว โดยการหาดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต หรือไม่ก็ ที่แถมมากับหนังสือไอทีต่างๆ (แล้วค่อยไปหาวิธีแคร็กเอาทีหลัง ฮา )

อะไรถ้ามีอยู่แล้ว  ก็จงใช้ให้คุ้ม
      ผมเป็นคนที่ขับรถเร็ว ถ้าถามว่าเร็วแค่ไหน? ก็แค่ที่มันจะเร็วได้ รถที่ผมใช้มันวิ่งได้เร็วที่สุด 150 กม./ชม. อืมม  ผมก็ขับแค่ 150 เท่านั้น ไม่เคยเกินนี้ มีคนเคยถามเหมือนกันว่า “ทำไมชอบขับรถเร็ว” เหตุผลสองประการครับ ประการแรก ผมไม่ชอบวิ่งตามใคร (ก็เลยต้องขับแซงไป) เพราะอยู่หลัง..กินฝุ่น เสียสุขภาพครับ ส่วนประการที่สองคือ ก็เขาทำมาให้ขับได้ 150 แล้วผมจะไปขับทำไมแค่ 80 ล่ะ ใช้งานไม่เต็มความสามารถของเครื่องจักรกล เพราะคำว่า “เครื่องแรง” เป็นจุดขายของรถทุกยี่ห้ออยู่แล้ว ไม่เห็นมีรายไหนบอกว่า “รถเราเครื่องไม่แรง” สักรายอันนี้เป็นทัศนคติส่วนตัวนะครับ มาเล่าสู่กันฟัง ไม่ได้เป็นการชี้นำ หรือมีเจตนาที่จะขัดขวางนโยบายของใคร

      หันกลับมาดูว่าในองค์กรของเราวันนี้ มีอะไรบ้างที่เราได้มาฟรีๆ หรือมีอะไรบ้างที่เราเสียเงินเสียทองลงทุนเพื่อจัดซื้อจัดหามาแล้ว กลับปล่อยตั้งทิ้งไว้เฉยๆ ให้ฝุ่นจับ หรือทิ้งไว้ให้หมดค่าเสื่อมราคาไปวันๆ ซึ่งผมมองว่าแบบนี้มันสูญเสียมากกว่าตอนลงทุนเสียอีก เพราะเราไม่ได้ใช้ประโยชน์จากการลงทุนนั้นๆ ให้คุ้มค่า ยกตัวอย่างที่เห็นชัดเจนคือ เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์สำนักงาน เครื่องโทรสาร โทรศัพท์มือถือรุ่นใหม่ๆ ฯลฯ เป็นต้น ซึ่งผมจะอธิบายตัวอย่างให้ทราบต่อไป

ความสูญเสียจากการใช้คอมพิวเตอร์ไม่เต็มประสิทธิภาพ
      เครื่องคอมพิวเตอร์ จัดเป็นอุปกรณ์มาตรฐานไปแล้วสำหรับสำนักงาน รวมทั้งยังเป็นเฟอร์นิเจอร์อีกชนิดหนึ่งสำหรับบ้านเรือนทั่วไปด้วย สำหรับในสำนักงานแล้ว คอมพิวเตอร์เป็นสินทรัพย์ที่มีค่าเสื่อมราคา และราคาจริงๆ ของมันก็ลดลงเร็วกว่าค่าเสื่อมราคาทางบัญชีเสียอีก ดังนั้น ถ้าซื้อมาแล้วตั้งไว้เฉยๆ เป็นส่วนใหญ่ มันคงไม่คุ้มค่ากับเงินลงทุนแน่นอน

      เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน แม้จะเป็นเครื่องไม่มียี่ห้อ ราคาถูกๆ แต่คุณสมบัติของมันสูงกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ราคาแพงๆ เมื่อสัก 5 ปีก่อนมากนัก การ์ดแลน การ์ดเสียง ลำโพง โมเด็ม ซึ่งในสมัยก่อนเราจะต้องจ่ายเงินเพิ่มเพื่อติดตั้งในเครื่องที่ซื้อมา แต่ปัจจุบันนี้มีมาให้เสร็จสรรพ บางทีก็แถมพริ้นเตอร์หรือสแกนเนอร์มาด้วย บางยี่ห้อยังมีชั่วโมงอินเทอร์เน็ตแจกมาให้เล่นอีก เรียกว่าทั้งแถมทั้งยัดเยียดให้ก็ว่าได้ แต่เชื่อหรือไม่ว่า ทุกวันนี้ยังมีคนที่ซื้อคอมพิวเตอร์มาเพื่อประดับโต๊ะทำงานเท่านั้น ผมเคยไปติดต่องานในหน่วยงานแห่งหนึ่ง ซึ่งจำเป็นต้องไปสองวันติดต่อกัน และใช้เวลาร่วมครึ่งวันในแต่ละวัน สังเกตว่าที่โต๊ะทำงานด้านหลังและในห้องๆ หนึ่ง เข้าใจว่าเป็นของผู้บริหารหรือคนที่เป็นหัวหน้า มีคอมพิวเตอร์ตั้งไว้แต่ไม่ได้เปิดใช้งาน (คลุมผ้าพลาสติกไว้) ทั้งๆ ที่เจ้าของโต๊ะก็นั่งทำงานอยู่ตรงนั้น บางทีก็เดินไปเดินมาบ้างตามสไตล์หัวหน้างาน แต่ก็ไม่เห็นว่าจะยุ่งเกี่ยวอะไรกับคอมพิวเตอร์บ้างเลย

      มีอีกองค์กรหนึ่งที่ผมรู้จักคุ้นเคยดี บริษัทมีนโยบายที่จะพัฒนาผู้บริหารให้เชี่ยวชาญไอทีมากขึ้น ลงทุนซื้อเครื่องโน๊ตบุ๊ค แจกผู้จัดการแผนกทุกคน ติดตั้ง LCD Projector ในห้องประชุม เปิดโอกาสให้ผู้จัดการไปเรียนคอมพิวเตอร์ เพื่อให้มีทักษะในการใช้งานเพิ่มมากขึ้น แต่สุดท้ายแล้วมีผู้จัดการเพียงสองท่านเท่านั้น ที่พยายามใช้คอมพิวเตอร์กับการทำงานของตนเอง ทั้งในการบริหารจัดการข้อมูล การนำเสนอ และการติดต่อสื่อสาร (ผู้จัดการสองท่านนี้ มีทักษะในเรื่องไอทีอยู่แล้ว และเดิมก็นำเครื่องโน๊ตบุ๊คส่วนตัวมาใช้ในที่ทำงานด้วย) สุดท้ายนโยบายดังกล่าวก็ไม่ประสบผลสำเร็จ เครื่องโน๊ตบุ๊คที่ผู้จัดการได้รับแจกไป ส่วนใหญ่ก็จะให้วิศวกรหนุ่มๆ ในแผนกไปใช้งานแทน

      การใช้งานคอมพิวเตอร์ไม่เต็มประสิทธิภาพนั้น นอกจากเหตุผลทางด้านทักษะของบุคลากรแล้ว บางกรณียังมาจากนโยบายของผู้บริหารด้วย เช่น ห้ามเปิดเพลง ห้ามต่อเน็ต ห้ามลงโปรแกรมเพิ่ม ห้ามโน่นห้ามนี่ ห้ามไปซะทุกอย่าง ลูกน้องก็เลยเหมือนถูกห้ามเรียนรู้ หรือถูกห้ามแสดงความสามารถบางอย่างไปโดยปริยาย

      ถ้าคุณมีแฟกซ์โมเด็มติดตั้งอยู่ในเครื่อง คุณสามารถที่จะรับ-ส่งแฟกซ์ผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณได้ คุณไม่จำเป็นต้องสั่งพิมพ์ออกมาแล้วนำไปส่งที่เครื่องแฟกซ์อีก เสียเวลาและเปลืองกระดาษ หรือหากมีคนส่งแฟกซ์ถึงคุณ คอมพิวเตอร์คุณก็รับแฟกซ์นั้นได้ เมื่ออ่านแล้วเห็นว่าไม่สำคัญก็ลบทิ้งไป ถ้าสำคัญก็อาจบันทึกเป็นไฟล์ไว้ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษก็ได้

      การมีคอมพิวเตอร์ตั้งแต่สองเครื่องขึ้นไป แต่ไม่ได้มีการติดตั้งระบบเครือข่ายแลน ก็ถือว่ายังใช้งานคอมพิวเตอร์ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพเช่นกัน

ความสูญเสียจากการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ไม่เต็มประสิทธิภาพ
      ในเรื่องของซอฟต์แวร์ก็เช่นกัน เป็นเรื่องที่ผมพบเห็นหรือได้รับการสอบถามมาบ่อยมาก โดยเฉพาะไมโครซอฟต์ออฟฟิต โปรแกรมยอดนิยมที่มีกันอยู่แทบจะทุกเครื่องก็ว่าได้ สิ่งหนึ่งที่ยืนยันได้ว่าผู้ใช้ยังใช้งานไม่เต็มประสิทธิภาพคือ ไม่ว่าโปรแกรมจะพัฒนาไปแค่ไหน จะออกเวอร์ชั่นใหม่แค่ไหนมาก็ตาม ผู้ใช้งานก็ยังใช้งานแบบเดิมๆ เช่น พิมพ์จดหมาย พิมพ์แบบฟอร์ม ไม่ต่างไปจากสมัยที่ทำงานกับวินโดว์ 3.1 เลย

      อาจจะมีคำถามว่า “แล้วไมโครซอฟต์ออฟฟิตน่ะ ถ้าไม่ใช้พิมพ์จดหมาย หรือทำแบบฟอร์มแล้ว จะให้เอาไปทำอะไรล่ะ !” อืมม ก็จริงนะครับ เพราะโปรแกรมเขาออกแบบมาให้ทำงานเหล่านี้อยู่แล้วนี่นา

      แต่สิ่งที่กำลังจะบอกก็คือ ไม่ว่าจะเป็นเวิร์ด เอ็กเซล หรือโปรแกรมอะไรก็ตาม แม้แต่วินโดว์ก็เช่นกัน เมื่อออกเวอร์ชั่นใหม่มา ย่อมมีความสามารถใหม่ๆ เพิ่มเติมขึ้นมาด้วยเช่นกัน สิ่งที่ตามมาคือการใช้ทรัพยากรระบบมากขึ้น เช่น พื้นที่ฮาร์ดดิสก์ หน่วยความจำ นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นด้วย เช่น ราคาซอฟต์แวร์ใหม่ ราคาฮาร์ดแวร์ที่จะต้องอัพเกรดเพื่อให้ใช้งานกับซอฟต์แวร์รุ่นใหม่ได้ แต่สุดท้าย เราก็ใช้งานโปรแกรมเพียงแค่เล็กน้อยของความสามารถของโปรแกรมเท่านั้น ซึ่งเป็นความสามารถที่มีมาแต่ไหนแต่ไรแล้ว ถ้าเมื่อเป็นเช่นนี้ เราจะต้องเสียเงินอัพเกรดกันทำไม เมื่อของเดิมก็ใช้ได้อยู่แล้ว
ซอฟต์แวร์รุ่นใหม่ๆ มักได้รับการพัฒนาเพื่อให้รองรับการทำงานร่วมกันเป็นเครือข่าย สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับโปรแกรมต่างประเภทกันได้ หรือสามารถแปลงไฟล์ให้เป็นเว็บเพจได้ แต่ผู้ใช้งานส่วนใหญ่ไม่ทราบเรื่องเหล่านี้

      เอ็ก เซล มีความโดดเด่นในเรื่องของการคำนวณ การสร้างกราฟเพื่อนำเสนอรายงาน และการเขียนสูตรฟังก์ชั่น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอัตโนมัติ นอกจากนี้ในเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล เอ็กเซลก็ไม่ได้ขี้เหร่เลยแม้แต่น้อย

      นอกเหนือจากการใช้โปรแกรมเวิร์ดในการพิมพ์เอกสารแล้ว จะมีสักกี่คนที่ใช้เวิร์ดในการทำจดหมายเวียน การพิมพ์หน้าซองจดหมาย นอกจากนี้การทำลิงค์ภายในเอกสาร การทำเอกสารแม่แบบ การออกแบบนามบัตร แผ่นพับ โบว์ชัวร์ และการสร้างเว็บเพจเพื่อการสื่อสารภายในองค์กร จึงเป็นเรื่องที่ไม่เคยได้สัมผัสเลยสำหรับผู้ใช้หลายๆ คน

      หลายคนยอมเสียเวลาที่จะทำงานแบบซ้ำซ้อนทุกวัน แต่ไม่ยอมเสียเวลาที่จะเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม เพื่อช่วยให้การทำงานในแต่ละวันสะดวกยิ่งขึ้น

      นอกจากเวิร์ดกับเอ็กเซลที่เป็นโปรแกรมยอดนิยมประจำเครื่องแล้วนั้น ยังมีอีกหลายโปรแกรมที่ติดตั้งอยู่ในเครื่อง ซึ่งผู้ใช้งานหลายคนยังไม่เคยทราบเลยว่ามีโปรแกรมเหล่านี้อยู่ หรือไม่ก็ยังไม่ทราบว่าจะใช้ทำอะไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง โปรแกรมที่ติดตั้งมาพร้อมกับระบบปฏิบัติการวินโดว์ เช่น Scandisk, Disk Defragmenter, Disk CleanUp, Internet Connection Sharing, Compressed Folder ฯลฯ เป็นต้น นี่ยังไม่นับรวมโปรแกรมอื่นๆ ที่มีการติดตั้งเพิ่มเติมอีก เช่น WinZip, ACDSee, WinAmp ฯลฯ และอะไรต่อมิอะไรอีกมากมาย ซึ่งคงได้มีโอกาสกล่าวถึงในครั้งต่อๆ ไป

ความสูญเสียจากการใช้อุปกรณ์สำนักงานไม่เต็มประสิทธิภาพ
      เราลองสำรวจดูในสำนักงานของเรากันหน่อยว่า มีเครื่องมือเครื่องใช้อะไรบ้าง ที่เรายังใช้งานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ เริ่มตั้งแต่เครื่องโทรศัพท์บนโต๊ะทำงาน เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร กระดานไวท์บอร์ด เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ LCD Projector ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้มักจะมีฟังก์ชั่นหรือการทำงานพิเศษหลายอย่างที่เรายังไม่เคย ใช้งาน เช่น โทรศัพท์สำนักงานส่วนใหญ่จะมีปุ่มแฮนด์ฟรี (สนทนาได้โดยไม่ต้องยกหู) บางรุ่นก็สามารถประชุมทางโทรศัพท์ได้ 1 สายนอก 3 สายใน นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นอื่นๆ อีกมาก เช่น การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ การหมุนทวนหมายเลข การรับสายเรียกซ้อน ฯลฯ เป็นต้น

      เครื่องโทรสารก็เช่นกัน บางรุ่นสามารถตั้งเวลา เพื่อส่งเอกสารไปยังผู้รับหลายๆ คน ในเวลาที่ต้องการได้ บางรุ่นก็สามารถบันทึกเอกสารที่ต้องใช้ส่งบ่อยๆ ไว้ในหน่วยความจำ พอจะใช้ก็สามารถเรียกขึ้นมาส่งไปได้ทันที

      นอกจากนี้เครื่องประเภท All-in-One คือเป็นทั้งเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องแฟกซ์ และสแกนเนอร์ ในเครื่องเดียวกัน ก็ได้รับความนิยมมากในปัจจุบัน โดยเฉพาะในสำนักงานขนาดเล็ก เพราะมีราคาที่ไม่แพงจนเกินไป เมื่อเทียบกับความสะดวกที่ได้รับ

ประโยชน์ของการนำไอทีมาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงาน
      ในแต่ละองค์กร จะมีแนวทางในการนำไอทีมาใช้ที่แตกต่างกันไป ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับก็จะแตกต่างกันไปตามลักษณะการใช้งาน แต่ก็พอจะสรุปเป็นประเด็นหลักๆ ได้ดังนี้

      1. ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
ซึ่ง เป็นเหตุผลลำดับต้นๆ ที่มักจะนึกถึงได้ ถ้าเรามีการนำไอทีเข้ามาใช้อย่างถูกวิธี และด้วยความเข้าใจแล้ว เราจะสามารถลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้มาก ถึงแม้จะเคยมีคนกล่าวว่า การลงทุนด้านไอทีในระยะแรกอาจจะมีมูลค่าสูง แต่ผมคิดว่าไม่น่าจะเป็นเหตุผลสำคัญสำหรับภาวะปัจจุบัน ที่ราคาฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ถูกกว่าสมัยก่อนมาก

      2. เพิ่มศักยภาพและทักษะในการทำงานให้กับบุคลากร
เมื่อ บุคลากรจะต้องปฏิบัติงานกับเครื่องมือที่ทันสมัย บวกกับการได้รับการสนับสนุนจากองค์กร จะส่งผลให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนาทักษะในการทำงานให้มีคุณภาพดียิ่งขึ้น

      3. ยกระดับองค์กรให้เหนือกว่าคู่แข่ง
เนื่อง จากบุคลากรเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร เมื่อบุคลากรได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ย่อมต้องส่งผลให้องค์กรได้รับอานิสงค์ดังกล่าวตามไปด้วย

      4. เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารภายในองค์กร
ด้วย ระบบอีเมล์ อินทราเน็ต หรือซอฟต์แวร์ประเภท Workgroup Solution จะสามารถช่วยให้บุคลากรในองค์การไม่พลาดการติดต่อสื่อสารใดๆ เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการตัดสินใจ

      5. ช่วยให้การใช้งบประมาณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
กล่าว คือเมื่อมีการลงทุนไปแล้ว และได้มีการนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ก็ถือว่าเป็นความคุ้มค่าของการลงทุน เป็นการสร้างผลกำไรให้กับองค์กรอีกทางหนึ่งด้วย

      อย่างไรก็ตาม การที่องค์กรใดๆ จะประสบความสำเร็จในการนำไอทีเข้ามาใช้งานนั้น นโยบายและทัศนคติของผู้บริหารระดับสูงต้องชัดเจน ผลักดันให้บุคลากรเห็นความสำคัญ และส่งเสริมการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นในบุคลากรทุกระดับ ภายใต้การนำของผู้บริหารระดับสูง มิฉะนั้นแล้ว จะไม่มีความเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เป็นรูปธรรมเกิดขึ้นในองค์กรได้เลย

ที่มา : www.e-hrit.com