บริหารข้อมูลบุคลากรผ่านทาง WEB ได้อย่างไร?

บริหารข้อมูลบุคลากรผ่านทาง WEB ได้อย่างไร?


       ในยุคสมัยนี้ซึ่งเป็นยุคของข้อมูลข่าวสารทางอิเลคโทรนิค หรือบางทีเรียกได้ว่าเป็นยุค e-Information (Electronic Information)ก็ว่าได้ การนำเครื่องมือทางอิเลคโทรนิคเข้ามาใช้จึงมีบทบาทอย่างมากต่อการจัดการและ การบริหารข้อมูลในองค์กร ทั้งนี้ก็เพื่อความคล่องตัวและความสะดวกรวดเร็วในการดำเนินงาน ซึ่งสื่อทางอิเลคโทรนิคที่เรามักจะพบเห็นมากที่สุด นั่นก็คือสื่อทาง Webที่นิยมนำมาใช้โดยผ่านทาง "Internet" และ "Intranet" เพื่อการบริหารและจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมากมาย เช่น ข้อมูลประวัติบริษัท ข้อมูลทางการตลาด ข้อมูลรายละเอียดของสินค้าและการบริการ เป็นต้น

      จะเห็นได้ว่าข้อมูลบุคลากรก็เป็นอีกข้อมูลหนึ่งที่มีความสำคัญและเป็นข้อมูล ที่ควรจะนำมาใช้เฉพาะสำหรับภายในองค์กรเท่านั้น ซึ่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และพนักงานในองค์กรเองย่อมสามารถเข้าถึงและจัดการกับ ข้อมูล ดังกล่าวได้
ทั้งนี้การบริหารข้อมูลด้านบุคลากรผ่านทาง Web นั้น องค์กรสามารถใช้บริการจากบริษัท Outsource ในการทำหน้าที่ดูแลและรักษา Server สำหรับการบริหารและจัดการกับคลังข้อมูลด้านบุคลากร หรือองค์กรอาจใช้ Server ของ ตนเองในการจัดการและบริหารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรต่าง ๆ ก็ย่อมได้ ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับความพร้อม ความต้องการ และงบประมาณที่มีอยู่ของแต่ละองค์กรเป็นหลัก


      ข้อมูลด้านบุคลากรอะไรบ้างที่เราสามารถบริหารและจัดการได้โดยผ่านทาง Web ขอให้พิจารณาดูเป็นทีละฟังก์ชั่น ดังนี้

      1. ระเบียบข้อบังคับการทำงาน (Rule and Regulation): พนักงานสามารถดูได้ว่ากฎระเบียบบริษัทที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคลเป็นอย่างไร บ้างโดยเฉพาะพนักงานเข้าใหม่ คุณอาจไม่จำเป็นต้องรอรับระเบียบข้อบังคับการทำงานจากวันปฐมนิเทศน์พนักงาน ใหม่เพียงเข้าไปที่ Web ของบริษัท คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
 

      2. คลังข้อมูลของพนักงาน (Employee Inventory): จะประกอบไปด้วย 3 กลุ่มงานหลัก ได้แก่

      2.1 สถานะทั่วไปของพนักงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับที่ อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ประวัติการศึกษา ประวัติการทำงาน ข้อมูลคู่สมรส/ครอบครัว ข้อมูลเอกสารสำคัญต่างๆ และบุคคลอ้างอิง ทั้งนี้พนักงานสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลดังกล่าวและสามารถแก้ไข และ Update ข้อมูลได้ด้วยตนเอง

      2.2 สถานะปัจจุบันของพนักงาน เป็นข้อมูลเกี่ยวกับความ เคลื่อนไหวของพนักงานที่ทำงานอยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นประวัติการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน ประวัติการขึ้นเงินเดือน ประวัติการลา ประวัติการลงโทษ ฯลฯ ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะทำให้พนักงานรู้ถึงสถานะของตนเองได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลากรอกแบบฟอร์มและนำส่งฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ตรวจสอบและบันทึก สถานะต่าง ๆ ตามที่ขอ และส่งกลับไปยังผู้ขอ

      2.3 คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)ซึ่งจะประกอบไปด้วยข้อมูลหลัก ๆ ได้แก่ ตำแหน่งงาน หน่วยงานที่สังกัด หน้าที่งานหลัก ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบในรายละเอียด ผังโครงสร้างตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นของตำแหน่งงาน ทั้งนี้คำบรรยายลักษณะงานจะถูกกำหนดขึ้นทั้งในระดับของตำแหน่งงานและตัวบุคคล


     3.  การสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน (Recruitment and Selection) : จะประกอบไปด้วย 2 กลุ่มงานหลัก คือ

      3.1 การสรรหาพนักงานจากภายในส่วนนี้จะเชื่อมโยงกับคลังข้อมูลของพนักงาน ซึ่งจะทำให้ฝ่ายทรัพยากร มนุษย์สามารถตรวจสอบคุณสมบัติและประวัติการทำงานต่าง ๆ ของพนักงานในปัจจุบันเพื่อสรรหาพนักงานจากภายในองค์กรตามความต้องการของ หน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม 3.2 การสรรหาพนักงานจากภายนอก เป็นการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของผู้สมัครทั้งหมด หากคุณต้องการสรรหาพนักงานจากภายนอก ก็เพียงแต่เข้าไปที่ฟังก์ชั่นของการจัดกลุ่มคุณสมบัติที่เหมาะสมของผู้สมัคร กับคุณสมบัติที่คุณต้องการ เพียงเท่านั้นคุณก็จะได้รายชื่อของผู้สมัครที่ถือได้ว่าเป็น Short List นอกจากนั้น ฟังก์ชั่นนี้ยังช่วยทำให้คุณสามารถบันทึกผลการทดสอบและการสัมภาษณ์จาก กรรมการหรือคณะกรรมการสัมภาษณ์ และพิจารณาผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งงานที่คุณต้องการได้

 

      1.  การลาประเภทต่าง ๆ : คุณสามารถเข้าไปกรอกแบบฟอร์มการลาผ่านทาง Web ซึ่งแบบฟอร์มดังกล่าวจะถูกจัดส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง (ขึ้นกับนโยบายการลาของแต่ละองค์กร) โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้จะมีระบบการเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบและพิจารณาการลาของคุณ และในที่สุดคุณจะรับทราบถึงผลการพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติการลาได้อย่าง รวดเร็ว โดยคุณไม่ต้องเสียเวลารอคอยหรือติดตามว่าหัวหน้าคุณจะรับทราบหรือไม่ปล่อย ให้เป็นหน้าที่ของระบบที่ทำงานบน Web ก็แล้วกัน นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบประวัติการลาได้โดยเข้าไปที่ฟังก์ชั่นของคลัง ข้อมูลพนักงานในส่วนของสถานะปัจจุบันของพนักงานแล้วคุณก็จะรู้ว่าคุณมี ประวัติการลาเป็นอย่างไร เพื่อว่าคุณจะได้วางแผนการลาของคุณเองได้

      2.  การฝึกอบรมและพัฒนาพนักงาน:  ฟังก์ชั่นนี้จะเป็นเครื่องมือสำหรับช่วยในการหาความจำเป็น (ไม่ใช่ความต้องการ) ในการฝึกอบรม และการขออนุมัติเข้าฝึกอบรม (ตามแผนและนอกแผนการฝึกอบรม) ก็ย่อมทำได้ หลักการก็คล้าย ๆ กับการขออนุมัติการลากรอกข้อมูลผ่านทาง Web ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ จะถูกจัดส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ฟังก์ชั่นนี้ยังจะช่วยทำให้คุณสามารถประเมินความสามารถในการจัดฝึก อบรมพนักงาน (Competency Gap Assessment) โดยฟังก์ชั่นนี้สามารถคำนวณและสรุปผลการประเมินใน แต่ละปัจจัยที่ใช้ในการประเมิน รวมทั้งสรุปผลรวมของแต่ละคนได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

      3.  การบริหารเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ : คุณ สามารถตรวจสอบดู Pay Slip ของคุณเองได้โดยการเปิดหน้าจอผ่านทาง Web ซึ่งคุณสามารถดูข้อมูลการจ่ายเงินเดือน ณ ปัจจุบันหรือข้อมูลย้อนหลังได้ นอกจากนี้คุณสามารถตรวจสอบสิทธ์ในสวัสดิการต่าง ๆ ของตัวคุณเอง รวมถึงการขออนุมัติใช้สิทธิในสวัสดิการต่าง ๆ ได้โดยผ่านทาง Web เช่นเดียวกัน

      4.  การประเมินผลการทำงาน:  ฟังก์ชั่นนี้จะช่วยทำให้หัวหน้างานประเมินผลการปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้นไม่ว่าจะใช้ ปัจจัยในการประเมินแบบใดก็ตาม (ปัจจุบันจะนิยมใช้ปัจจัยประเมินตามแบบของ KPIs : Key Performance Indicators, Balanced Scorecard, Competency) และไม่ว่าจะเป็นการประเมินด้วยวิธีการใดก็ตาม (หัวหน้าประเมินผู้เดียว, หัวหน้าและตนเองประเมินตามหลักการประเมิน 180 องศา, ผู้ประเมินหลายคนร่วมกันประเมินตามหลักการประเมิน 360 องศา) ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการประเมินจะถูกคำนวณและสรุปผลการปฏิบัติงานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง

      การบริหารและจัดการข้อมูลด้านบุคลากรผ่านทาง Web นั้นจะทำให้หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ทำงานได้ง่ายและสะดวกรวดเร็วขึ้น ซึ่งจะทำให้หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์มีเวลามากพอที่จะทำงานในเชิงกลยุทธ์มาก ขึ้น มีเวลาที่จะวางแผนและคิดหาแนวทางและวิธีการใหม่ ๆ เพื่อพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพของพนักงานให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมาก ขึ้น

ที่มา : http://www.dopa.go.th/

 1270
ผู้เข้าชม
ทำเว็บธุรกิจ ทําเว็บขายของ ออกแบบเว็บไซต์ เว็บไซต์สำเร็จรูป SoGoodWeb

บทความที่เกี่ยวข้อง

โครงสร้างของลำดับขั้นหน่วยความจำ
3058 ผู้เข้าชม
การประหยัดพลังงานคอมพิวเตอร์
2884 ผู้เข้าชม
HRIT ไอที กับ งานบริหารทรัพยากรมนุษย์
8252 ผู้เข้าชม
การจ่ายค่าจ้าง
3061 ผู้เข้าชม
Get started for free today. DEMO FREE 60 DAYS
สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์