เทคโนโลยีสารสนเทศกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน

      การประเมินผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ แต่จะเอียงมาเป็นทางศิลป์มากกว่า กล่าวคือ การประเมินผลการปฏิบัติงานจะอิงอยู่กับความรู้สึกนึกคิดของผู้ประเมิน ผนวกเข้าเป็นข้อสรุปในการตัดสินว่า ผลการปฏิบัติงานจะได้จากแรงานและแรงสมองของพนักงานนั้นอยู่ในระดับใด เช่น ดีมาก ดี มาตรฐาน หรือต่ำกว่ามาตรฐาน อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าผลของการประเมินผลการปฏิบัติงานจะออกมาดีหรือไม่ หรือไม่ได้มาตรฐาน จะมีองค์ประกอบหลักๆ อยู่ 3 ส่วน ดังนี้

1. แบบประเมินผลการปฏิบัติงาน (Appraisal Form) นอกจากจะต้องสร้างแบบประเมินผลที่มีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้

      1) ข้อมูลพนักงานที่จำเป็นในการประเมินผลการปฏิบัติงาน เช่น ชื่อตำแหน่ง ระดับตำแหน่ง สถิติเวลาการทำงาน เป็นต้น

      2) ปัจจัยในการประเมินผลการปฏิบัติงานในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงาน ที่เน้นพฤติกรรม (Behavior Oriented) จะต้องประกอบด้วยปัจจัยอะไรบ้าง

      3) เป้าหมายในการทำงานที่เน้นผลลัพธ์ หรือโครงการที่คาดว่าจะสำเร็จได้ ในกรณีที่เป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้นผลลัพธ์ (Results Oriented) 

      4) คำถามเกี่ยวกับการพัฒนาสายอาชีพและความพอใจในการทำงาน

      5) ความเห็นของผู้ประเมินและผู้ถูกประเมิน

      6) คำอธิบายความหมายวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงาน

      7) ช่องสำหรับใส่คะแนน

2. ผู้ประเมินผลการปฏิบัติงานหรือผู้บังคับบัญชา
      ผู้ถูกประเมินผลการปฏิบัติงานหรือพนักงาน หลายบริษัทได้จัดทำแบบประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีรูปแบบเป็นรูปเล่มประมาณ 4- 8 หน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยที่ต้องการประเมินผล และนิยมแยกสีเพื่อให้รู้ว่าเป็นการประเมินผลการปฏิบัติงานในแต่ละระดับ ตำแหน่ง เช่น สำหรับผู้บริหารจะมีสีแตกต่างจากพนักงานปฏิบัติการ

      ในแวดวงการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการประเมินผลการปฏิบัติงาน และบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปก็ไม่ค่อยให้ความสำคัญเท่าใดนัก ทั้งนี้อาจเป็นเพราะความถี่ในการใช้งาน เนื่องจากปีหนึ่งใช้เพียงครั้งหรือสองครั้งเท่านั้น ซึ่งต่างกับโปรแกรมสำเร็จรูปสำหรับการจ่ายเงินเดือน ค่าจ้าง (Payroll System) ที่ต้องใช้ทุกเดือนหรือทุก 15 วัน เป็นการเข้าใจผิดที่ว่าโปรแกรมสำเร็จรูปการประเมินผลการปฏิบัติงานใช้งานไม่ ค่อยบ่อยครั้ง ความจริงแล้วเป็นกาประเมินผลการปฏิบัติงานต้องใช้ทุกวันทุกเดือน โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทต้องการใช้แบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่เน้น ผลลัพธ์ 

      ซึ่งผู้บังคับบัญชาต้องมีการประเมินผลการปฏิบัติงานติดตามความก้าวหน้าในขั้นตอน ของกระบวนการของงานเช่นกัน (Process Appraise) โดยเฉพาะการมอบหมายงานให้พนักงานใหม่ งานที่เป็นลักษณะโครงการหรืองานใหม่ เมื่อถึงจุดฤดูกาลประเมินผลการปฏิบัติงาน ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์และผู้บังคับบัญชาในฐานะผู้ประเมินก็จะทุ่มเทเวลา ให้กับการประเมินผลการปฏิบัติงานเสียคราวหนึ่ง (ซึ่งเป็นอุปนิสัยไม่ค่อยจะถูกต้องนัก) หรือถ้าไม่มีเวลาก็จะประเมินผลการปฏิบัติงานผู้ใต้บังคับบัญชาแบบขอไปที และชอบผลักภาระไปให้ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

      ในเมื่อไม่มีแบบประเมินผลการปฏิบัติงานที่ถูกประมวลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ลักษณะจึงเป็นการจัดการด้วยมือ และใช้คอมพิวเตอร์โปรแกรมสำเร็จรูปเอ็กส์เซล (Microsoft Excel) คำนวณ สรุป และการประมวลผลเพื่อจัดกลุ่มงาน ซึ่งจะมีการคำนวณค่าใช้จ่ายสำหรับการปรับเงินเดือนเมื่อได้คำนวณแล้ว จึงนำไปป้อนเข้าระบบการจ่ายเงินเดือนที่จัดการโดยโปรแกรมสำเร็จรูป (Payroll System) อีกทอดหนึ่ง จึงมีคำถามตามมาว่า ทำไมไม่มีใครพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปการประเมินผลการปฏิบัติงาน


      ผู้เขียนใคร่เสนอความคิดเห็น และแนะนำบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมงาการจ่ายเงินเดือนว่า น่าจะพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปนี้ โดยผนวกหรือแยกจัดการอิสระจากโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน เพื่อเป็นการเพิ่มมูลค่าให้กับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่าย ค่าจ้าง เงินเดือน ผลประโยชน์ที่ได้อาจทำให้โปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายเงินเดือนจำหน่ายได้ง่าย ขึ้น ลองนึกภาพเมื่อผู้ประเมินให้คะแนนผลการปฏิบัติงาน และอนุมัติส่งให้ฝ่ายบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ผ่านเครือข่ายภายในแบบออนไลน์ (Interactive Online)

      ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ สำหรับรวบรวม ประมวลผล และวิเคราะห์ผลการประเมินการปฏิบัติงานของทุกฝ่ายโดยทันทีแบบอัตโนมัติ ส่วนเอกสารประเมินผลการปฏิบัติงาน ผู้ประเมินสามารถพิมพ์จากคอมพิวเตอร์และลงลายมือชื่อ แล้วส่งให้ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงต่อไป การจะประยุกต์ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน นั้น จะเกิดประโยชน์เต็มที่เมื่อได้นำ 

3. ระบบอินทราเน็ต (Intranet) มาใช้ในการบริหารงานในอย่างเต็มรูปแบบโดยต้องพิจารณาองค์ประกอบดังต่อไปนี้

      1. ประเภทของการประเมินผลการปฏิบัติงานต้องมีความชัดเจนและเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายว่าได้ใช้การประเมินผลการปฏิบัติงานประเภทใด และได้ใช้จนกลายเป็นมาตรฐานของบริษัท

      2. พนักงานต้องมีจำนวนมากพอ

      3. วิธีการปรับเงินเดือน(Salary Increase) ใช้วิธีการใดเช่น เป็นวิธีการกำหนดโควต้า (Forced Ranking) หรือวิธีกระจายอำนาจจากการบริหารให้แต่ละฝ่ายงานรับผิดชอบ ที่เรารู้จักกันดีว่า แบ่งเค็ก ให้แต่ละฝ่ายงานจัดการกันเอง ฯลฯ

      แต่ละวิธีย่อมมีผลต่อการประยุกต์ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อปรับเงินเดือนประจำปี โดยทั่วไปมีขั้นตอนที่สำคัญดังต่อไปนี้

     •  ประมาณงานประมาณการปรับเงินเดือนประจำปี

     •  ขออนุมัติวงเงินงบประมาณปรับเงินเดือนประจำปี

     •  ผู้บังคับบัญชาประเมินผลการปฏิบัติงาน ขั้นตอนนี้ส่งแบบฟอร์ม (โดยมือหรือใช้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์)

     •  รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ และสรุปผล

     •  ปรับเงินเดือนตามผลงานภายใต้งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

     •  ทำหนังสือแจ้งการปรับเงินเดือน

     •  ป้อนข้อมูลปรับเงินเดือน (เงินเดือนส่วนเพิ่ม) เข้าสู่โปรแกรมสำเร็จรูปในการจ่ายเงินค่าจ้าง เงินเดือน ในกรณีที่ไม่มีโปรแกรม สำเร็จรูปทางการประเมินผลการปฏิบัติงานเชื่อมต่อกับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่าย ค่าจ้างเงินเดือน จึงต้อง ทำการป้อนข้อมูลเงินเดือนที่เพิ่มเข้าสู่โปรแกรมสำเร็จรูป การจ่ายเงินเดือนอีกขั้นตอนหนึ่ง 

     •  จ่ายเงินเดือนอัตราใหม่

      ขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น ฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ยังจัดการด้วยมือ (Management By Manual) เสียเป็นส่วนใหญ่ เพราะยังไม่มีการพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปที่ระบบมีความสามารถเชื่อต่อระหว่าง โปรแกรมสำเร็จรูปประเมินผลการปฏิบัติงานกับโปรแกรมสำเร็จรูปการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน ใช้กันอย่างจริงจังและแพร่หลาย 
      อ่านเพิ่มเติม:เทคโนโลยีการบริหารเครื่องมือเพื่อการพัฒนาองค์กร

ที่มา : www.siamhrm.com