ชัยประสบความสำเร็จอย่างสูงจากประสบการณ์สิบปีที่เขาทำงานในบริษัทข้ามชาติแห่งหนึ่ง เขาได้รับการทาบทามให้มาดำรงตำแหน่งผู้จัดการทั่วไปในธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ ซึ่งเจ้าของเป็นคนไทยเชื้อสายจีน
หลังจากเขาเริ่มงานได้สองเดือน ชัยเริ่มปวดเศียรเวียนเกล้ากับสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นที่นี่
งานดำเนินไปช้ากว่าที่เขาคาดหวังมาก ตัวอย่างเช่นเขาต้องการรายงานการขายเดือนที่แล้วเทียบกับปีก่อน ในที่ทำงานเดิมหากเขาขอไปจะได้รับรายงานกลับมาภายในครึ่งชั่วโมง ที่นี่ต้องใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ เขาลองหาข้อมูลดูก็พบว่า ที่ทำงานให่มแห่งนี้เมื่อเขาขอข้อมูลลงไปที่ผู้จัดการฝ่ายทั้งห้าคน พวกเขาจะ ’แทงเอกสาร’ ไปที่ผู้จัดการแผนกยี่สิบคน และผู้จัดการแผนกจะ ‘แทงเอกสาร’ นั้นไปที่หัวหน้าอีกห้าสิบคน ซึ่งเหล่าหัวหน้าก็จะไปรื้อข้อมูลดิบในรายงานที่เป็นเอกสารซึ่งเก็บไว้ใน สโตร์ พวกเขาจะลงมือรวบรวมข้อมูลโดยใช้เครื่องคิดเลข และจัดทำกราฟสีสันสวยงามด้วยมือ ในขณะที่ ที่ทำงานเดิม ผู้จัดการฝ่ายจะดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลแล้วจัดทำกราฟจากโปรแกรมเอ็กเซล เขาถามผู้จัดการฝ่ายที่ใหม่ว่าทำไมจึงไม่ทำแบบเดียวกัน พวกเขาตอบว่า “งานคอมพิวเตอร์เป็นงานเลขาฯฝ่ายครับ นอกจากเราจะใช้คอมพ์ไม่เป็นแล้ว แต่ละฝ่ายจะมีเพียงเครื่องเดียวซึ่งรองรับงานแต่ละวันก็ไม่ทันแล้ว เพราะเครื่องเหล่านี้มันเก่าและล้าสมัยมาก”
ชัยเชื่อในเรื่องของการให้คนมีส่วนร่วม เขาจัดตั้งทีมงานรีเอ็นจีเนียริ่งซึ่งมีตัวแทนสิบคนมาจากทุกหน่วยงาน ทีมงานนี้มีเป้าหมายที่จะลดกระบวนการการทำงาน หลังจากเขาเข้าไปนั่งสังเกตุการณ์สองครั้ง เขาก็พบว่าในที่ประชุมมีคนสองคนเท่านั้นที่พูด เพราะว่าเขาอาวุโสที่สุดทั้งอายุงานและตำแหน่ง หลายครั้งที่ทีมงานโยนคำถามในเรื่องง่ายๆมาที่ชัยเพื่อให้เขาตัดสินใจเพราะ ความอาวุโสของเขา แม้ว่าเขาจะนั่งในที่ประชุมนั้นในฐานะผู้สังเกตุการณ์ก็ตาม ชัยอดรนทนไม่ไหวจึงบอกให้ทีมงานหยุดระบบอาวุโสในที่ประชุม พวกเขาอาจจะให้เกียรติคนที่อาวุโสด้วยกิริยามารยาทในการพูดจา แต่ควรแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมาเพราะทีมงานนี้ควรเป็นต้น แบบในการทำงานสมัยใหม่ซึ่งทีมงานต้องมีความ Assertiveness ทีมงานสงสัยว่าวิธีการที่ว่านี้ทำอย่างไร ชัยจึงตัดสินใจที่จะจัดเวิร์คช๊อบหนึ่งงวันเรื่อง Assertiveness
หลังจากนั้นทีมงานก็เริ่มกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น สามวันต่อมาทีมงานเสนอแผนงานสำหรับขั้นตอนใหม่ของงานงานหนึ่งมาที่ชัย เขาพบว่ากระบวนการใหม่ชิ้นนี้ซับซ้อนและใช้เวลามากกว่ากระบวนการเดิมเสียอีก
ชัยจึงเรียกเลิศหนึ่งในทีมงานซึ่งมีความคุ้นเคยกันเพื่อหาข้อมูลว่าทำไมกระบวนการใหม่จึงเป็นเช่นนั้น เลิศตอบว่า “ทีม งานเราภาคภูมิใจมากครับที่ได้รับเกียรติให้เป็นต้นแบบในการทำงาน เราจึงระมัดระวังและรอบคอบกับกระบวนการใหม่นี้มาก เราอุดช่องว่างและความเสี่ยงของกระบวนการทั้งหมด มันจึงออกมาเป็นแบบนี้ อีกเรื่องหนึ่งก็คือ หลังจากที่เราได้เรียนรู้เรื่อง Assertiveness เราก็กล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ไอเดียจึงพรั่งพรูกันออกมามากมาย เราเห็นว่าทีมงานควรจะรับไอเดียทั้งหมดเพื่อไม่ให้เสียกำลังใจ และเราก็ ’เกรงใจ’ ที่จะตัดความคิดเห็นของทีมงานคนใดคนหนึ่งออกไป แรกเริ่มกระบวนการนี้น่าจะมีเพียงหกขั้นตอน แต่เพราะเหตุผลดังกล่าวมันจึงจบลงด้วยสิบขั้นตอนแบบนี้แหละครับ”
ชัยเริ่มสังเกตุว่าสองเดือนที่ผ่านมาพนักงานทั้งสาขาของเขาเริ่มเหนื่อยล้า พวกเขาไม่ปริปากแม้ว่าจะทำงานเหน็ดเหนื่อยมากขึ้นหลายเท่าอันเนื่องมาจาก ความคิดริเริ่มทั้งหลายแหล่ที่ชัยระดมใส่เข้าไปในสองเดือนที่ผ่านมา
สุดสัปดาห์ที่ผ่านมา ชัยเริ่มนั่งไตร่ตรองว่ามันเกิดอะไรขึ้น เขาเริ่มตระหนักว่า เขาใช้บรรทัดฐานที่ทำงานเก่ากับสิ่งแวดล้อมใหม่ ที่นั่นพนักงานมีทรัพยากรพร้อมไม่ว่าจะเป็นฐานข้อมูลที่ทันสมัยพร้อมใช้งาน ทุกคนมีคอมพิวเตอร์ อีกทั้งทุกคนมีทักษะไม่ว่าจะเป็น Assertiveness, การจัดการความขัดแย้ง (Conflict Management), ทีมงานที่มีประสิทธิภาพ (Team Effectiveness) และการทำงานแบบโปรเจ็คท์ทีม (Team Based Project) ทีมงานเข้าใจว่าการแชร์ความพร้อมรับผิด และความเป็นเจ้าภาพ (Accountability) เป็นอย่างไร
ชัยตัดสินใจที่จะทบทวนความคิดริเริ่มและโครงการใหม่ๆของเขา เริ่มจัดลำดับความสำคัญใหม่ ว่าอะไรที่เป็นเรื่องเร่งด่วนจำเป็นจริงๆ และอะไรที่สามารถชะลอ ออกไปพอได้ แล้วกำหนดเนื้องานที่เป็นไปได้ภายใต้สิ่งแวดล้อมและทรัพยากรตลอดจนทักษะที่ เป็นอยู่ เขาขอให้ผู้จัดการฝ่ายฝึกอบรมช่วยหาที่ปรึกษาภายนอกมาสอนทักษะสำคัญๆใน เบื้องต้นกับทีมผู้บริหารของเขาก่อน
ที่มา : http://www.thaicoach.com
